Comment rester sur la bonne voie

Comment rester sur la bonne voie

Cette section du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance contient des idées pour vous aider à élaborer des processus et des systèmes vous permettant de rester organisé. Trouver les renseignements dont vous avez besoin pour remplir la déclaration de renseignements T3010-1 représente une grande partie du travail. Si vos dossiers sont à jour, il sera plus facile de gérer la tâche consistant à remplir les formulaires.

Comment tenir des registres vous donne des idées pratiques afin d’améliorer vos systèmes de tenue de dossiers. Chaque organisme de bienfaisance est différent. Un système ne convient pas à tous les groupes. Servez-vous des idées présentées ici comme d’un point de départ pour élaborer de nouveaux systèmes de tenue de dossiers ou améliorer vos processus existants.

Comment tenir des documents comptables en ayant à l’esprit le formulaire T3010-1 présente des idées permettant d’établir des correspondances entre les lignes du formulaire T3010-1 et les comptes dans vos grands livres manuscrits ou votre système de comptabilité informatisée. Plusieurs des idées proviennent de bénévoles d’organismes de bienfaisance de petite taille et ruraux nous ayant fait part de leurs expériences.

Les calendriers relatifs aux systèmes comptables se trouvant sur cette page énumèrent les événements et les activités intervenant dans la production en temps utile de la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1.

Liens vers les informations présentées sur cette page

Calendriers relatifs aux systèmes comptables
Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance
Liens vers le site Web de l’ARC

Calendriers relatifs aux systèmes comptables

Les tableaux ci-dessous présentent les principales étapes de la préparation de la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1. Il y a un exemple pour chacune des deux dates de fin d’exercice les plus courantes. L’exemple 1 montre les événements selon une fin d’exercice au 31 décembre. L’exemple 2 montre les événements selon une fin d’exercice au 31 mars.

Les calendriers comportent les événements relatifs aux systèmes comptables manuels et aux systèmes de comptabilité informatisée, ainsi qu’aux méthodes de comptabilité de caisse et d’exercice. Selon votre système comptable, il est possible que certains des événements ne s’appliquent pas.

Reportez-vous à la section Documentation du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance pour obtenir des versions Word des tableaux que vous pourrez modifier pour qu’ils correspondent à votre système comptable. Supprimez les événements qui ne s’y rapportent pas. Envisagez d’ajouter les échéances relatives aux déclarations provinciales ou municipales ainsi que les échéances concernant le dépôt des demandes aux organismes subventionnaires.

Exemple 1 : Fin de l’exercice au 31 décembre 2010 : système comptable

Mois Événement Étapes : Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010
Décembre 2010 Fin de l’exercice le 31 décembre
  • Exécutez la balance de vérification (système informatique).
  • Clôturez les grands livres (système manuel).
  • Examinez les comptes.
  • Appelez l’ARC si vous n’avez pas reçu votre Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1 d’ici la fin décembre.

Conseil: Ajoutez la date limite de production de la déclaration au calendrier des réunions du conseil de votre organisme de bienfaisance pour février/mars/avril/mai chaque année. Rendez le conseil responsable de s’assurer que la déclaration est produite en temps utile.
Janvier 2011 Clôture de l’ancienne année comptable

Ouverture d’une nouvelle année comptable
  • Appelez la banque si vous n’avez pas reçu vos relevés bancaires de décembre d’ici la fin janvier.
  • Inscrivez les transactions en cours.
  • Produisez les états financiers.
  • Envoyez les états financiers au vérificateur ou au comptable, si vous en avez un.
  • Le conseil examine les états financiers.
Février 2011
  • Commencez à remplir T3010-1, T1235(09), T1236(10) et tout autre formulaire s’appliquant à votre organisme de bienfaisance.
Mars 2011
  • Continuez à compléter les formulaires, si vous n’avez pas fini.
Avril 2011
  • Soumettez la Déclaration de renseignements T3010-1 avant le 30 juin.
Mai 2011 Un mois avant l’échéance
  • L’ARC envoie un avis vous rappelant de produire la Déclaration de renseignements T3010-1.
  • Complétez la déclaration et préparez-vous à la soumettre.
  • Un membre du conseil d’administration doit signer la déclaration.
  • Le trésorier doit signer les états financiers s’ils n’ont pas été préparés par un professionnel.
Juin 2011 Date limite : Production de la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1
  • Soumettez la Déclaration de renseignements T3010-1 avant le 30 juin.
  • Si vous manquez l’échéance,l’ARC appliquera des sanctions, incluant des amendes et le droit de révoquer votre statut d’organisme de bienfaisance enregistré.

Exemple 2 : Fin de l’exercice au 31 mars 2010 : système comptable

Mois Événement Étapes : Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010
Mars 2010 Fin de l’exercice le 31 mars
  • Exécutez la balance de vérification (système informatique).
  • Clôturez les grands livres (système manuel).
  • Examinez les comptes.
  • Appelez l’ARC si vous n’avez pas reçu votre Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1 d’ici la fin mars.

Conseil : Ajoutez la date limite de production de la déclaration au calendrier des réunions du conseil de votre organisme de bienfaisance pour mai/juin/juillet/août chaque année. Rendez le conseil responsable de s’assurer que la déclaration est produite en temps utile.
Avril 2010 Clôture de l’ancienne année comptable

Ouverture d’une nouvelle année comptable
  • Appelez la banque si vous n’avez pas reçu vos relevés bancaires de mars d’ici la fin avril.
  • Inscrivez les transactions en cours.
  • Produisez les états financiers.
  • Envoyez les états financiers au vérificateur ou au comptable, si vous en avez un.
  • Le conseil examine les états financiers.
Mai 2010
  • Commencez à remplir T3010-1, T1235(09), T1236(10) et tout autre formulaire s’appliquant à votre organisme de bienfaisance.
Juin 2010
  • Continuez à compléter les formulaires, si vous n’avez pas fini.
Juillet 2010
  • Soumettez la Déclaration de renseignements T3010-1 avant le 30 septembre.
Août 2010 Un mois avant l’échéance
  • L’ARC envoie un avis vous rappelant de produire la Déclaration de renseignements T3010-1.
  • Complétez la déclaration et préparez-vous à la soumettre.
  • Un membre du conseil d’administration doit signer la déclaration.
  • Le trésorier doit signer les états financiers s’ils n’ont pas été préparés par un professionnel.
Septembre 2010 Date limite : Production de la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés T3010-1
  • Soumettez la Déclaration de renseignements T3010-1 avant le 30 septembre.
  • Si vous manquez l’échéance, l’ARC appliquera des sanctions, incluant des amendes et le droit de révoquer votre statut d’organisme de bienfaisance enregistré.

Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance

Consultez Documentation pour obtenir des versions Word personnalisables des calendriers.

Consultez Comment tenir des registres pour y trouver des idées pratiques en vue d’améliorer vos systèmes de tenue de dossiers.

Consultez Comment tenir des documents comptables en ayant à l’esprit le formulaire T3010 pour y trouver des idées pour établir des correspondances entre vos dossiers et le formulaire T3010-1.

Liens vers le Site Web de l’ARC

Site Web de la Direction des organismes de bienfaisance
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html

Guide T4033-1, Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés
http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/T4033-1/

La liste des organismes de bienfaisance de l’ARC
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html