Comment tenir des documents comptables en ayant à l’esprit le formulaire T3010-1

Comment tenir des documents comptables en ayant à l’esprit le formulaire T3010-1

Cette section contient des idées pour vous aider à faire correspondre les renseignements de votre système comptable aux lignes du formulaire T3010-1.

De nombreuses idées présentées ici proviennent de bénévoles d’organismes de bienfaisance de petite taille et ruraux nous ayant fait part de leurs stratégies. Avec un peu de recherche, vous pouvez trouver dans votre système comptable les comptes qu’il est nécessaire d’inscrire à chaque ligne du formulaire. Une fois que vous avez relié les renseignements, vous pouvez sauvegarder cette mise en correspondance pour les années suivantes.

Liens vers les informations présentées sur cette page

Points à ne pas oublier
Faire correspondre les renseignements comptables au formulaire T3010-1
Idées pour faire correspondre les renseignements des systèmes manuels
Idées pour faire correspondre les renseignements des systèmes informatisés
Déclaration des dépenses par catégorie de fins
Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance
Liens vers le site Web de l’ARC

Points à ne pas oublier

  • Faites preuve de patience et de persévérance. Vous n’aurez probablement pas tous les comptes à la bonne place du premier coup. Il s’agit d’une expérience d’apprentissage. Vos efforts seront récompensés les années suivantes.
  • Revoyez la mise en correspondance chaque année au cas où il y ait eu des changements à vos comptes ou des changements au formulaire T3010-1.
  • Utilisez la mise en correspondance pour vous rafraîchir la mémoire chaque année ou pour aider les bénévoles ou les employés qui sont en train d’apprendre à remplir le formulaire.

Faire correspondre les renseignements comptables au formulaire T3010-1

Idées pour faire correspondre les renseignements des systèmes manuels

  • Établissez vos grands livres comptables de sorte que les colonnes correspondent aux numéros des lignes du T3010-1.
  • Inscrivez les numéros des lignes du T3010 à côté des rangées ou colonnes correspondantes de vos grands livres.
  • Inscrivez les numéros des lignes du T3010-1 sur vos états de compte.
  • Inscrivez les intitulés des colonnes des grands livres sur un T3010-1 vierge qui pourra vous servir de modèle.

Idées pour faire correspondre les renseignements des systèmes informatisés

  • Inscrivez les numéros des lignes du T3010-1 à côté des comptes correspondants sur la balance de vérification.
  • Inscrivez les numéros des lignes du T3010-1 sur les états de compte.
  • Inscrivez les numéros de compte sur un T3010-1 vierge qui pourra vous servir de modèle.
  • Créez un rapport comptable fait sur mesure pour le T3010-1 à l’aide de votre logiciel de comptabilité.
  • Servez-vous de l’un des rapports par défaut de votre logiciel de comptabilité et bricolez-le pour parvenir à un rapport dont vous pouvez vous servir pour remplir le formulaire T3010-1. Certains programmes de comptabilité incluent des rapports destinés aux organismes à but non lucratif susceptibles de constituer un bon point de départ.

Déclaration des dépenses par catégorie de fins

La plupart des systèmes comptables établissent des comptes par type de dépense, et non selon l’objectif ultime de cette dépense. Par exemple, un compte pour les dépenses de voyage, et non quatre comptes : un pour les voyages reliés aux programmes de bienfaisance, un pour les voyages reliés à la gestion et l’administration, un pour les voyages reliés aux activités de financement, et un pour les voyages reliés aux activités politiques.

En plus de déclarer le total des dépenses selon les types de compte, les deux sections du formulaire T3010-1 relatives aux renseignements financiers exigent que vous déclariez le total des dépenses selon les catégories d’activités :

  • La section D vous demande de déclarer les dépenses reliées aux programmes de bienfaisance et reliées à la gestion et l’administration.
  • L’annexe 6 vous demande de déclarer les dépenses liées aux programmes de bienfaisance, à la gestion et l’administration, aux activités de collecte de fonds, et aux activités politiques.

La quantité de travail nécessaire au regroupement des dépenses par fin plutôt que par type de dépense dépend de la façon dont vos comptes sont établis et du nombre de transactions traitées par votre organisme de bienfaisance au cours de l’exercice.

Si vous avez un système comptable souple, il se peut que vous soyez en mesure d’établir un compte auxiliaire pour chaque fin. Les comptes auxiliaires alimenteraient un compte principal. Cela vous permettrait d’émettre une déclaration par type de dépense ou par catégories de fins individuelles.

Si vous avez un petit système comptable, il se peut que vous ayez à examiner les imprimés ou les grands livres. Imprimez chaque allocation de dépense. Puis utilisez des chiffres ou un surligneur pour marquer les transactions individuelles selon la fin à laquelle la dépense a été faite. Additionnez entre eux les montants liés à chaque fin. Vérifiez que le total des catégories de fins correspond au total de l’allocation de dépense. Utilisez une feuille de calcul pour suivre la trace des montants pour chaque fin provenant de différentes allocations de dépenses.

L’astuce consiste à savoir à quelle fin se rapporte une dépense donnée. Vous devrez peut-être effectuer des recherches :

  • Demandez à la personne qui a signé la facture quel était l’objet de la dépense.
  • Demandez aux approbateurs d’indiquer sur chaque facture qu’ils signent la fin à laquelle la dépense a été faite.
  • Lorsque vous saisissez les transactions dans votre système comptable, ajoutez un code simple pour en identifier la fin.
  • Indiquez le nom de la personne ayant effectué le voyage lors de la saisie de la demande de remboursement de l’allocation de dépense, des billets d’avion, ou d’autres dépenses de voyage.

Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance

Consultez Comment tenir des registres pour trouver des idées pratiques afin d’améliorer vos systèmes de tenue de dossiers.

Liens vers le site Web de l’ARC

Site Web de la Direction des organismes de bienfaisance
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html

Guide T4033-1, Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés
http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/T4033-1/

La liste des organismes de bienfaisance de l’ARC
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html