Comment soumettre les formulaires
Comment soumettre les formulaires
La Déclaration de renseignements annuelle T3010-1 contient plusieurs formulaires et documents en plus du formulaire T3010-1. Outre les trois formulaires présentés dans le Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance, vous avez besoin de soumettre à l’ARC la Feuille de renseignements de base et vos états financiers, ainsi que les autres formulaires susceptibles de s’appliquer à votre organisme de bienfaisance. Les informations qui se trouvent sur cette page vous aideront à assembler une trousse de déclaration complète.
Liens vers les informations présentées sur cette page
Points à retenirÉchéances et rappels
Comment remplir la feuille de renseignements de base
Joindre les états financiers
Que soumettre à l’ARC?
Comment assembler une trousse de déclaration T3010-1 complète?
Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance
Liens vers le site Web de l’ARC
Points à retenir
- La date limite de production de la déclaration est au plus tard 6 mois après la fin de votre exercice financier.
- Vérifiez que les renseignements préimprimés apparaissant sur la Feuille de renseignements de base sont exacts.
- Si vous voulez modifier le nom de votre organisme de bienfaisance, sa désignation ou bien la fin de votre exercice, vous devez en faire la demande par écrit à l’ARC et fournir des documents à l’appui. Vous n’avez pas le droit de changer ces éléments sur la Feuille de renseignements de base.
- Servez-vous des listes de contrôle dans le formulaire T3010-1 et du site Web de l’ARC pour vous assurer que vous soumettez tous les formulaires nécessaires ainsi que les pièces jointes avec votre déclaration de renseignements T3010-1.
- L’ARC n’exige pas d’états financiers vérifiés.
- Le trésorier doit examiner et signer les états financiers qui n’ont pas été préparés par un expert en comptabilité.
- Les gouvernements provinciaux ou les administrations municipales ainsi que les organismes subventionnaires peuvent avoir des exigences supplémentaires.
Échéances et rappels
Échéances
La date limite de soumission pour la Déclaration de renseignements T3010-1 est au plus tard 6 mois après la fin de votre exercice financier.
Par exemple,
- Si la fin de votre exercice est le 30 décembre 2009, la date limite est le 30 juin 2010.
- Si la fin de votre exercice est le 31 mars 2010, la date limite est le 30 septembre 2010.
Vous pouvez respecter l’échéance en envoyant une trousse le dernier jour, le cachet de la poste faisant foi, mais au cas où il y aurait des problèmes avec la déclaration, il est préférable de la soumettre avant la date limite. L’ARC n’accorde pas de prolongation.
Rappels
| Échéances | Rappels et actions de l’ARC |
1 mois avant la fin de l’exercice financier |
L’ARC envoie la trousse T3010-1, Déclaration de renseignements, à l’adresse qui figure dans votre dossier auprès de l’Agence. Appelez cette dernière si vous ne recevez pas la trousse avant la fin de votre exercice. Vous ne pouvez pas télécharger tous les formulaires à partir de l’Internet. Il faut que l’ARC imprime une Feuille de renseignements de base pour votre organisme de bienfaisance. |
5 mois après la fin de l’exercice financier ou |
L’ARC envoie une lettre vous rappelant de produire votre déclaration avant la date limite. Si vous avez déjà soumis votre déclaration, appelez l’ARC pour s’assurer qu’elle a été reçue. |
7 mois après la fin de l’exercice financier ou |
L’ARC envoie une lettre pour vous aviser que votre déclaration est en retard. Vous avez manqué l’échéance. Appelez l’ARC pour discuter de la situation. |
8 mois après la fin de l’exercice financier ou |
L’ARC tente d’entrer en contact avec la personne-ressource indiquée au dossier de votre organisme de bienfaisance. |
10 mois après la fin de l’exercice financier ou |
L’ARC entame la procédure de révocation de votre enregistrement si elle n’a pas pu communiquer avec quelqu’un de votre organisme de bienfaisance. La révocation est grave et publique. Les noms des organismes de bienfaisance dont l’enregistrement a été révoqué sont publiés sur le site Web de l’ARC. Si vous perdez votre statut d’organisme de bienfaisance enregistré, vous devez refaire une demande depuis le début. Il n’y a pas de raccourci, et le réenregistrement n’est pas automatique. |
Comment remplir la Feuille de renseignements de base
La Feuille de renseignements de base des organismes de bienfaisance enregistrés est la page avec les étiquettes autocollantes qui accompagne votre T3010-1. Ne vous en débarrassez pas après avoir prélevé les étiquettes. La Feuille de renseignements de base doit être remise à l’ARC pour qu’une Déclaration de renseignements T3010-1 soit complète. La Feuille de renseignements de base a deux côtés : le recto, avec les étiquettes autocollantes; le verso, avec les renseignements préimprimés. Vérifiez scrupuleusement ceux-ci pour vous assurer de leur exactitude. La personne qui signe le formulaire T3010-1 vérifie également que les renseignements qui figurent sur la Feuille de renseignements de base sont exacts et à jour. L’ARC met des cases à votre disposition pour que vous puissiez modifier certains des renseignements apparaissant sur la Feuille de renseignements de base. Les autres renseignements peuvent uniquement être modifiés en faisant parvenir une demande écrite à l’ARC sous pli séparé et en fournissant les documents pertinents.
Pour obtenir des instructions détaillées sur la façon de remplir la Feuille de renseignements de base, consultez le Guide T4033-1.
Vous pouvez modifier les renseignements suivants sur la Feuille de renseignements de base
|
Adresse |
Les coordonnées doivent être exactes et à jour. Elles apparaissent dans les listes des organismes de bienfaisance affichées en ligne par l’ARC. L’ARC encourage les donateurs à utiliser ces listes pour effectuer des recherches sur les organismes de bienfaisance auxquels ils pourraient vouloir faire des dons. Assurez-vous que les donateurs potentiels puissent communiquer avec vous. |
Noms sous lesquels l’organisme de bienfaisance est connu, autres que celui sous lequel il est enregistré |
De nombreux organismes de bienfaisance sont connus sous une forme abrégée de leur dénomination sociale complète, ou d’après le nom d’une campagne de financement connue. |
Domaines |
Utilisez les cases prévues à cet effet pour inscrire les nouveaux domaines d’activités, ou pour modifier l’ordre des trois domaines préimprimés.
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Les renseignements suivants peuvent être modifiés en envoyant une demande à l’ARC
Vous ne pouvez pas modifier le nom, la désignation ou la fin d’exercice de votre organisme de bienfaisance sur la Feuille de renseignements de base. Vous devez envoyer une lettre à l’ARC sous pIi séparé, qui énonce votre demande, accompagnée des documents pertinents. Ne joignez pas ce type de demande à la Feuille de renseignements de base, cela pourrait en retarder le traitement. Appelez l’ARC pour obtenir de plus amples informations.
Nom de votre organisme de bienfaisance |
Envoyez à l’ARC une copie officielle de la modification pertinente effectuée à vos documents constitutifs avec une lettre expliquant le changement de nom. |
Désignation |
Il existe trois désignations : œuvre de bienfaisance, fondation publique ou fondation privée. Pour modifier votre désignation, remplissez le formulaire T2095, Organismes de bienfaisance enregistrés - demande de nouvelle désignation disponible sur le site Web de l’ARC. |
Fin d’exercice |
Vous devez obtenir la permission de l’ARC avant de changer le mois et le jour de la fin de votre exercice car cela a une incidence sur vos obligations aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu. Envoyez à l’ARC une lettre spécifiant le nouvel exercice, la raison du changement, la date d’entrée en vigueur. Faites ensuite signer la lettre par une personne qui a le pouvoir de signer au nom de votre organisme de bienfaisance. Remarque : changer la fin de l’exercice peut vouloir dire que vous devez produire plus d’une déclaration de renseignements durant une année civile; une pour la période de transition, une pour la nouvelle fin d’exercice. Pour obtenir davantage d’informations, consultez le Guide T4033-1 |
Les renseignements suivants ne peuvent pas être modifiés
Date d’enregistrement |
Vous ne pouvez pas changer la date de votre enregistrement. Cependant, si votre enregistrement a été révoqué et que vous avez fait une demande de réenregistrement couronnée de succès, la date d’enregistrement sera la date de réenregistrement, et non la date d’enregistrement original de votre organisme de bienfaisance. |
NE/numéro d’enregistrement |
Vérifiez ce numéro par rapport à vos documents. |
Joindre les états financiers
Vous devez inclure une copie des états financiers de votre organisme de bienfaisance lorsque vous soumettez la Déclaration de renseignements T3010-1. Joignez-y également toutes les notes aux états financiers ou les annexes. Vos états financiers ne sont pas affichés en ligne par l’ARC dans ses listes d’organismes de bienfaisance, mais ils sont à la disposition des membres du public sur demande à l’ARC. Assurez-vous de retirer toute information confidentielle de tout document que vous soumettez à l’ARC, tel que les numéros de comptes en banque.
L’ARC ne spécifie pas le format de vos états financiers. Ceux-ci doivent clairement démontrer toutes les sources de revenu ainsi que la façon dont les fonds sont dépensés. Généralement, les états financiers comprennent un état des résultats (aussi appelé état des résultats d’exploitation, ou état des revenus et des dépenses) et un état de l’actif et du passif (aussi appelé bilan ou état de la situation financière).
Vous n’avez pas besoin de soumettre des états financiers vérifiés à l’ARC. Celle-ci recommande que vous produisiez des états vérifiés si le revenu brut de votre organisme de bienfaisance est supérieur à 250 000 $, mais ce n’est pas obligatoire. Votre trésorier doit signer les états financiers qui n’ont pas été préparés par un vérificateur.
Les gouvernements provinciaux ou les administrations municipales ainsi que les organismes subventionnaires ne suivent pas le même format de déclaration que l’ARC. Il se peut qu’il vous faille faire préparer des états révisés pour respecter leurs exigences en matière de déclaration. Lisez attentivement leur documentation.
Que soumettre à L’ARC?
La trousse de déclaration de renseignements T3010-1 comprend le T3010-1 complété, les états financiers de votre organisme de bienfaisance, et tous les autres formulaires s’appliquant à votre organisme de bienfaisance. L’information décrite dans cette section provient de Produire la déclaration de renseignements T3010-1 sur le site Web de l’ARC.
Formulaires et documents devant être produits avec la déclaration de renseignements
Tous les organismes de bienfaisance enregistrés
- Formulaire T3010-1, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés
- Feuille de renseignements de base sur l’organisme de bienfaisance enregistrés (avec ou sans corrections)
- Une copie des états financiers de l’organisme de bienfaisance enregistré
- La signature d’un administrateur, d’un fiduciaire ou d’un autre responsable de l’organisme de bienfaisance dans la section « Attestation » de la déclaration (formulaire T3010-1, Section E)
- Formulaire T1235(09), Feuille de travail – Administrateurs, fiduciaires et autres responsables
- Formulaire T1236(10), Feuille de travail - Donataires reconnus/Montants fournis aux autres organismes (s’il y a lieu)
Fondations privées
- Formulaire T2081, Feuille de travail sur la participation excédentaire des fondations privées (fondations privées seulement)
Organismes de bienfaisance enregistrés assujettis à la Loi sur les personnes morales de l’Ontario
- Formulaire RC232-WS, Feuille de travail des administrateurs et des dirigeants et Déclaration annuelle en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales de l’Ontario, ou le formulaire RC232, Déclaration annuelle en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales de l’Ontario (si vous remplissez les conditions requises pour soumettre le formulaire RC232-WS, vous n’avez pas besoin de produire le formulaire T1235(09)).
Si l’organisme de bienfaisance n’est plus en activité, joignez une lettre signée par un représentant autorisé demandant à l’ARC de révoquer l’enregistrement de votre organisme de bienfaisance. La révocation volontaire est préférable pour l’image de votre organisme de bienfaisance, et ses finances, que de voir votre enregistrement révoqué par l’ARC, avec la possibilité de pénalités et sanctions, après avoir cessé de produire une déclaration.
Ne joignez pas les formulaires et les documents suivants à la déclaration de renseignements
- Les copies des reçus officiels de dons.
- Les demandes de changement à la personne-ressource, aux numéros de téléphone et à l’adresse postale, à moins que ces changements soient indiqués sur la Feuille de renseignements de base.
- Les documents constitutifs. Si votre organisme de bienfaisance a modifié ses documents constitutifs durant l’exercice, envoyez à l’ARC une copie officielle des documents constitutifs amendés. Envoyez les documents par la poste dans une enveloppe distincte de la déclaration pour éviter des retards de traitement.
Comment assembler une trousse de déclaration T3010-1 complète?
Cette liste vous donne une idée des grandes étapes de l’assemblage d’une trousse complète T3010-1. Ces étapes s’appliquent peut-être à votre organisme de bienfaisance. Servez-vous de cette liste comme d’une ligne directrice afin d’élaborer votre propre liste de contrôle pour assurer que vous avez tout le nécessaire en vue de soumettre une déclaration de renseignements complète.
Remplissez les formulaires
- Servez-vous de la liste de contrôle qui se trouve dans le formulaire T3010-1 pour vous assurer que toutes les sections et annexes concernées ont été complétées.
- Servez-vous des listes sur cette page pour vous assurer que tous les formulaires nécessaires sont joints.
Vérifiez les formulaires
- Vérifiez les chiffres et les calculs.
- Vérifiez pour vous assurer que toutes les lignes requises ont bien été complétées.
- Comparez chaque formulaire au formulaire de l’année précédente.
- Comparez les montants clés à vos états financiers, par exemple, total de l’actif et total du passif.
Passez en revue les formulaires
- Le conseil d’administration ou de fiduciaires doit passer en revue les formulaires.
- Le trésorier doit examiner et signer les états s’ils n’ont pas été préparés par un vérificateur.
- Un membre de votre conseil d’administration ou de fiduciaires qui a le pouvoir de signature pour votre organisme de bienfaisance doit signer le formulaire T3010-1.
Assemblez la trousse
- Rassemblez tous les formulaires et les pièces jointes en une trousse complète de déclaration de renseignements T3010-1 (reportez-vous à « Que soumettre à l’ARC? » à cette page).
- Copiez tout pour vos dossiers.
- Datez la copie et classez-la avec les déclarations de renseignements de l’année précédente.
- Ajoutez des notes à la copie archivée afin de consigner les zones de préoccupations ou pour fournir de l’information générale. Par exemple, si vous avez dû scinder des comptes ou en combiner afin de compléter un des postes, notez ce que vous avez ensuite fait à ce poste pour vous rafraîchir la mémoire l’année suivante.
Soumettez la déclaration
- Envoyez la trousse de déclaration des renseignements à la Direction des organismes de bienfaisance, Agence du revenu du Canada, Ottawa (Ontario), K1A 0L5. N’envoyez pas la déclaration à votre bureau local des services fiscaux.
- Si vous voulez un reçu, envoyez la trousse en courrier recommandé, Xpresspost ou par messageries.
- Notez dans votre calendrier la date à laquelle vous avez expédié la trousse de déclaration. Si vous avez envoyé la trousse en courrier recommandé, Xpresspost™ ou par messagerie, conservez dans vos dossiers le reçu avec la copie archivée de la déclaration.
Liens vers d’autres pages du Guide de déclaration à l’usage des organismes de bienfaisance
Consultez Comment rester sur la bonne voie pour obtenir des conseils sur la façon de rendre la production de la déclaration plus facile l’année suivante.
Liens vers le site Web de l’ARC
Site Web de la Direction des organismes de bienfaisance
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html
Guide T4033-1 Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés
http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/T4033-1/
La liste des organismes de bienfaisance de l’ARC
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html
Feuille de renseignements de base sur l’organisme de bienfaisance enregistré
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/nfsht-fra.html
Produire la déclaration de renseignements T3010-1
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-fra.html
Liste de contrôle : Produire la déclaration de renseignements annuelle (formulaire T3010-1)
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/chcklsts/T3010-1-fra.html
Conséquences de la non-production
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/cnsqncs-fra.html
Formulaire T2095, Organismes de bienfaisance enregistrés : Demande de nouvelle désignation
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rqsts/rdsgntn-fra.html
